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Docusign DTM - Aspectos Legales

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Firmas Electrónicas y sus Aspectos Legales. Significado

Definición de firma electrónica.

La Ley 59/2003, de firma electrónica, la define como el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. En sus modalidades avanzada y cualificada, la firma electrónica nos va a permitir:
  • Identificar de manera inequívoca a un firmante al que solo conocemos telemáticamente.
  • Detectar cualquier cambio ulterior en el documento firmado.
  • Evitar que el firmante niegue posteriormente haber formado parte firmado el documento.
Estas características la convierten en un elemento imprescindible para el desarrollo y consolidación de un comercio electrónico seguro.

En atención a esta importancia, y con el objetivo de promover un mercado digital único y de establecer un comunitario para la utilización de la firma electrónica y de otros servicios de confianza fue aprobado el Reglamento 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (“ eIDAS ”).

Esta norma resultará de plena aplicación en todos los Estados Miembros de la Unión Europea a partir de julio de 2016, derogando tanto a la anterior Directiva 1999/93/CE, de firma electrónica, como a aquellas leyes y normas nacionales cuyo contenido resulte contrario a lo dispuesto en eIDAS.

Todas las anteriores leyes, reglamentos y directivas engloban el entorno legal fundamental que acompaña a las firmas electrónicas en el cual basamos el presente documento, además del artículo “Los nuevos requisitos de consentimiento en las domiciliaciones bancarias SEPA del diario Expansión el 11 de noviembre de 2013: http://www.expansion.com/accesible/blogs/ribas/2013/11/09/los-nuevos-requisitos-de-consentimiento.html
Iremos a juicio con usted
Aunque DocuSign tiene una exitosa trayectoria en la entrega de información y todas las pruebas que necesitan nuestros clientes para defender sus documentos contra el repudio, estamos disponibles a la hora de testificar en un juicio para apoyar la validez jurídico y técnica de los documentos . Así que, no se preocupe, no solo dispondrá de una herramienta absolutamente legal en el ámbito europeo, español y americano para firmar sus documentos electrónicamente, sino que ponemos a su disposición un servicio de acompañamiento en caso de juicio.

Tipos de firma electrónica

La versión más básica de firma electrónica se conoce como firma electrónica simple, y eIDAS la define como “los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”. Podemos encontrar este tipo de firma en ejemplos como:
  • La firma con un lápiz electrónico al usar una tarjeta de crédito o débito en una tienda
  • El marcado de una casilla en una computadora, a máquina o aplicada con el ratón o con el dedo en una pantalla táctil.
  • Introducir un usuario y contraseña.
  • Usar una tarjeta de coordenadas.
La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante (identidad) y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados (integridad). Asimismo, está vinculada al firmante de manera única y ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.

Por último, se considera firma electrónica cualificada (reconocida según la anterior normativa) a aquella firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

La firma electrónica cualificada tiene respecto de los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel. La firma cualificada es aquella generada, por ejemplo, por los certificados digitales de la FNMT o la Cámara de Comercio (Camerfirma) y el DNI electrónico.

Problemas que presentan las firmas electrónicas

Un contrato firmado electrónicamente es un documento privado y, al igual que sus equivalentes en papel (no nos olvidemos de esto), puede estar sujeto a controversias.

En caso de conflicto, el firmante puede decir que no fue él quien firmó ese documento o que el contenido suscrito no fue el que se presenta. Ante esta situación, si disponemos de una firma electrónica simple o avanzada, revierte en la empresa la carga de la prueba debiendo acreditar que el documento que se presenta es auténtico y que, realmente, fue esa persona quien lo firmó.

Si, por el contrario, se ha utilizado una firma electrónica cualificada, la empresa solo tendrá que acreditar que se ha seguido el proceso estipulado para la consecución de esa firma (está basada en un certificado cualificado, ha sido generada por un dispositivo seguro de creación de firma…) y, si se ha seguido el procedimiento marcado, será el usuario quien deberá demostrar cualquier circunstancia que impida relacionar el documento firmado con él.

Sin embargo, la firma electrónica cualificada es complicada de obtener y usar (hay que solicitarla, personarse en una delegación de seguridad social o policía, obtener un certificado, instalarlo en un equipo, usar siempre ese mismo equipo para poder firmar, etc…) y los ciudadanos se niegan a obtenerlas y hacer uso de la misma.

Por el contrario, los otros dos tipos de firma simple y avanzada son mucho más fáciles usar e implantar, por lo que los ciudadanos y las empresas están haciendo amplio uso de ellas. Además, su riesgo probatorio se resuelve incorporando mecanismos de autenticación o autentificación del usuario, para en caso de pleito, poder ganar el juicio.

Estos procesos de autenticación consisten en comprobar la veracidad de los datos captados en el momento de la firma tales como la veracidad del número de móvil y su pertenencia al usuario, el email, el perfil en redes sociales tipo Facebook, LinkedIn o Twitter, la imagen o voz del firmante, etc.

¿Qué buscan las empresas a la hora de implantar una firma electrónica?

Dicho todo lo anterior, la preocupación que tienen los departamentos legales de las empresas a la hora de decidir implantar una firma electrónica avanzada es, por tanto, si será irrefutable en caso de juicio.

Es decir, tres son las preguntas fundamentales a las que se enfrentan las compañías a la hora de decidir poner en marcha una firma electrónica avanzada:
  • ¿Puedo usar la firma electrónica avanzada para cerrar acuerdos (transacciones o contratos) con mis clientes?
    SÍ. Tal y como lo establece el artículo 23 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información, el documento electrónico privado es un medio perfectamente válido para celebrar cualquier tipo de contrato, salvo los relativos a Derecho de familia y sucesiones y aquéllos que exigen de la presencia de algún fedatario público (p. ej, notarios o registradores de la propiedad). Además, una firma electrónica avanzada nos aportará una importante solidez probatoria sobre aspectos tan relevantes como la identidad del firmante, su intervención y la no modificación posterior del contrato suscrito.
  • En caso de usarla, ¿será admitida como prueba en caso de juicio?
    SÍ. Tanto las distintas leyes de enjuiciamiento como las normas que versan sobre firma electrónica (artículo 25 de eIDAS y 3.8 de la Ley 59/2003, de firma electrónica, entre otros) establecen expresamente esta posibilidad.
  • ¿Puede equipararse esta firma electrónica avanzada a la firma manuscrita de forma irrebatible?
    En Europa NO. Tanto eIDAS como la Ley 59/2003, de firma electrónica, en sus artículos 25.2 y 3.4 respectivamente, que sólo la firma electrónica cualificada tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.
Así, solo documentos electrónicos certificados por prestadores de servicios de certificación como la FNMT o CAMERFIRMA se equiparan a la firma manuscrita. No obstante, existe un mecanismo para resolver este aspecto: autentificar al usuario además de recoger su firma.

En resumen

Existen 3 tipos de firmas electrónicas: simple, avanzada y cualificada. Las dos primeras son fáciles de usar e implementar por lo que su uso se ha extendido ampliamente. Sin embargo, tan sólo la firma electrónica cualificada se equipara a la firma manuscrita. Pero la firma cualificada es complicada de usar y obtener, por lo que no es una opción a implementar en los procesos de negocio de las empresas.

Los otros dos tipos de firma, sin embargo, son mucho más sencillas de implantar y su riesgo probatorio se resuelve incorporando mecanismos de autenticación o autentificación del usuario, para en caso de pleito, poder ganar el juicio.

Qué resuelve DocuSign

DocuSign es la firma electrónica avanzada más fácil de usar e implementar lo que la ha convertido en la más extendida del mundo. Su inversión tecnológica de 103 millones de dólares la ha convertido en un producto estandarizado que está siendo usado por más de 40 millones de personas en 190 países. Su característica más importante cara a las empresas: su gigantesca API, la cual incorpora más métodos de interconexión con los sistemas de información de la empresa que ninguna otra solución del mercado (130 hasta la fecha). Finalmente, el último factor de éxito es su precio, el cual establece que sólo el que solicite la firma pague por la licencia de uso y no se pague por el número de receptores de documentos.
DocuSign
DocuSign además es la firma avanzada más segura del mercado porque su proceso de recogida de datos absolutamente exhaustivo incluye los siguientes aspectos:
  • Trayectoria de Auditoría de todas las acciones de los firmadores.
  • Datos absolutamente cifrados para que los documentos puedan ser leídos y firmados por los usuarios designados.
  • Firmas Únicas creadas para cada usuario, accesible solo para ese usuario y guardadas de forma totalmente segura en un proceso online de recogida de datos.
  • Sign Document Block o cuadros de firmas del documento para que los usuarios puedan ‘incorporar sus iniciales’ y ‘firmar’ en las áreas específicas del documento.
  • Autentificación del Usuario usando correo electrónico, código de acceso, y/o verificación de identidad de terceros.
  • Sello de Tiempo en cada paso para el proceso documental.
  • Resumen detallado de toda la Transacción que provee el historial completo del documento.
Finalmente, DocuSign cuenta con un departamento de asesoramiento jurídico y legal internacional que acompañará al cliente en caso de conflicto.

Por todas las razones anteriores, DocuSign no ha perdido hasta la fecha ningún pleito y se ha convertido en la firma avanzada más extendida del mercado.

Si no quiere equivocarse de proveedor y estar 100% seguro de su elección opte por DocuSign como solución de firma electrónica para su compañía y cuente con Branddocs como su partner de integración.

DocuSign-Opentrust está registrada en el listado europeo de Prestadores de Servicios de Certificación. Para más información haga clic aquí: https://www.tuvit.de/en/certification-overview-1265-trusted-site-etsi-certificates-1334.htm

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